在一些文档需要多个部门进行协同汇总汇报时,多个部门就会针对一个文档进行编辑或多个编辑的文档进行汇总,那么就需要一个快捷的方式使每个部门对文档进行编辑,以实现对文档内容及时沟通,进而保证更高质量、高效率地完成文档编辑工作。下面让我们一起学习一下word2010中“多人创作”功能。

首先,将一个需要多人共同编辑的文档上传至公司的共享文档库中,这样就可以让团队中的成员都可以打开文档进行各自的编辑工作。每一个编辑人员都可在自己的word2010文档窗口的状态栏中看到共同编辑的人数图标,单击图标就可查看所有编辑人员的信息。当有人对文档进行修改时,其完成修改的段落会自动被锁定,在未完成编辑提交前,该编辑修改的段落其他人是不能进行修改的,而且在这个段落还会显示编辑人员的姓名。我们将鼠标指针指向作者的姓名,还会显示“联系人卡片”。

当我们完成并保存了所做的编辑文档后,其他参与编辑的人会在窗口状态栏中看到“可用更新”图标,看到图标我们就避免了同一个文档出现多个版本的问题。

发表评论