我们在使用office2010工作表记录数据的时候,偶尔会出现录入上的错误,但是这种小错误一旦没有及时发现,那么就可能酿成大祸,那么有没有一种方法,能降低错误率呢?别着急,Excel 2010的“数据有效性”功能即可解决这一问题,下面我们一起看一下。

我们打开Excel 2010,下面进行举例说明,先打开一张工资表,然后找到“基本工资”列中的数据,再在“数据”选项卡下选择“数据工具”选项组,接下来点击“数据有效性”按钮,这样操作后就会打开一个名为“数据有效性”的对话框,这里我们在“允许”下拉列表框中选择“整数”,然后把“最小值”设置为“3000”,把最大值设置为“5000”(假设公司规定的基本工资在3000元到5000元之间)。

接下来我们在“出错警告”选项卡中把“样式”设置为“警告”,把“标题”设置“数据输入有误”,再将“错误信息”设置为“基本工资应在‘3000至5000元’之间,请检查数据,重新输入!”。完成上面的操作后我们点击“确定”按钮,这样就可以关闭对话框。接下来我们在“数据工具”选性按钮旁点击下三角按钮,这样就会打开一个下拉列表,它执行的是“圈释无效数据”命令,如果有错误数据,系统就会将其标记出来。

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